賃貸オフィスを探しているときに、ミーティングスペースを設置するべきか悩んでいる方がいらっしゃるかと思います。
必ずではないですが、賃貸オフィスを借りる目的や用途に応じて、ミーティングスペースを設置すると仕事が円滑に進む場合があります。
そこで今回は、賃貸オフィスのミーティングスペースとはそもそも何かに加えて、メリットやポイントについてご紹介します。
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賃貸オフィスのミーティングスペースとは
ミーティングスペースとは、さまざまな情報を扱ったり、チームで情報を共有したりするための場所を指します。
従業員が働く時間や座席、場所を選べるスタイルであれば、さまざまな情報を仕事場で扱いづらくなります。
情報を共有するにしても、チームメンバーを集める場所として使う必要性があるわけです。
スペースには、壁や間仕切りがあるクローズドタイプや、オフィスの一角に設置されているオープンタイプの2つがあります。
クローズドタイプは研修や商談や会社説明会をおこなうのに、オープンタイプは短時間の報告や情報共有におすすめです。
ミーティングスペースは、会議室とは利用目的が違います。
会議室は、議論や意思を決定するための場所であり、ミーティングはアイデアを出したり情報を共有したりするのが目的です。
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オフィスのミーティングスペース設置のメリット
必要なタイミングで、すぐにミーティングができるのがメリットです。
ちょっと共有しておきたい情報があったときに、すぐチームメンバーに共有しておけます。
ちなみに、オフィスのワークスペースの一角に置いておけば、急なミーティングがあっても大丈夫です。
また、オフィスにミーティング専用の空間があれば、リフレッシュするための場所として使えます。
来客があったときに対応できたり、面接をおこなう場所にも使えたりするため、便利です。
オフィスやワークスペースにはホワイトボードやモニターを設置しづらいものですが、ミーティングスペースには設置できます。
会議用のモニターやボードがあれば、活発な意見交換がおこなえるため、議論も進みます。
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オフィスのミーティングスペースの設置のポイント
設置するポイントは、用途を決めることです。
軽い情報交換やコミュニケーションの場所として使う場合は、オープンタイプがおすすめです。
機密情報を扱ったり研修をおこなったりする場合は、クローズドタイプを選んでください。
また、スペースの設置場所を決めておくのもポイントです。
従業員の簡単な情報共有の場として使う場合は、オフィスやワークスペースのすぐそばに置きましょう。
さらに、用途に応じてインテリアを変えると、パフォーマンスが上がる可能性もあります。
機密情報を扱う場合は、情報漏洩にも注意して設計してください。
ワークスペースやオフィスと、別の部屋を設けるのもおすすめです。
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まとめ
オフィスのミーティングスペースとは、会社のさまざまな情報やチームの情報共有、研修などで使う場所です。
クローズドタイプとオープンタイプの2種類があるため、用途に応じて選ぶ必要があります。
さまざまな情報を扱うときは、情報が漏れないように設計する必要があります。
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株式会社NEXTリビング スタッフブログ担当
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